Um die Hilfedokumentation besser zu verstehen, ist es sinnvoll, sich kurz mit den allgemeinen und grundlegenden Begriffen und Konzepten von yuuvis® Momentum vertraut zu machen. Diese Begriffe und Konzepte werden hier erläutert.
Geschäftsobjekte sind alle in yuuvis® Momentum organisierten Objekte, wie beispielsweise Ordner, Datensätze oder Dokumente. Jedes Objekt in yuuvis® Momentum basiert auf einem Objekttyp mit spezifischen Typ-Metadaten. Ein Objekt ist immer eine Instanz eines Objekttyps, mit einem Ablageort innerhalb des yuuvis® Momentum-Ordnungssystems.
Ein Objekttyp definiert ein Objekt über spezifische Typ-Metadaten, über die die Instanzen des Objekttyps (Ordner, Dokumente oder Datensätze) gefunden und identifiziert werden können. Die Eigenschaften von Objekttypen konfiguriert der Administrator nach Anforderung der Benutzer.
In yuuvis® Momentum wird noch zwischen einfachen Objekttypen, variablen Objekttypen mit fixer Objekttyp-Zuweisung und variablen Objekttyp mit nachträglicher Objekttyp-Zuweisung unterschieden.
Objekte in yuuvis® Momentum können auch Ordner sein. Ordnerobjekte können Dokumentobjekte enthalten. In der Regel wird jedes Objekt im Ordnungssystem in einem Ordner angelegt.
Dokumentobjekte sind Instanzen eines Objekttyps, der neben den Metadaten in der Regel auch eine Dokumentdatei enthalten kann. Dokumentobjekte in yuuvis® Momentum können also Dokumentdateien enthalten, müssen dies aber nicht. Dokumentdateien können beispielsweise Textdokumente, E-Mails oder Bilddateien sein.
Jedem Objekt in yuuvis® Momentum können Daten und Informationen zugeordnet werden, wie z. B. Objekt-ID, Erstellungsdatum, Bearbeiter, Titel/Beschreibung usw. Diese Daten und Informationen werden als Objekteigenschaften bezeichnet. Bei den Objekteigenschaften wird zwischen Basismetadaten, Typ-Metadaten und Tags unterschieden.
Basismetadaten sind Daten, die die Eigenschaften und Werte eines Objekts beschreiben und die automatisch vom System vergeben werden. Typische Basismetadaten sind z. B. Ersteller, Erstellt am, Bearbeiter, Bearbeitet am, Version usw.
- Bearbeitung: Basismetadaten können von yuuvis® Momentum-Benutzern nicht bearbeitet werden.
- Bearbeitung: Typ-Metadaten können von yuuvis® Momentum-Benutzern bearbeitet werden, wenn der Benutzer Bearbeitungsrechte am entsprechenden Objekttyp besitzt und die Metadatenfelder im Metadatenformular für eine Bearbeitung konfiguriert wurden.
- Anzeige: Typ-Metadaten werden in Objektlisten (z. B. in Trefferlisten, in geöffneten Ordneransichten oder im Ablagekorb) und in den Aspektbereichen Übersicht und Metadaten angezeigt.
- Suche: Sie können in yuuvis® Momentum client in Suchanfragen nach Typ-Metadaten suchen und in Objektlisten danach filtern.
- Historie: Änderungen und Ausgaben von Typ-Metadaten werden im Aspektbereich Historie aufgelistet.
- Versionen: Wenn Typ-Metadaten geändert werden, dann wird vom System automatisch eine neue Objektversion angelegt. In der Versionenansicht können yuuvis® Momentum-Benutzer sich anzeigen lassen, welche Typ-Metadaten wann und wie geändert wurden.
Typ-Metadaten sind Daten, die die Eigenschaften und Werte eines Objekts beschreiben und die in Metadatenformularen von yuuvis® Momentum-Benutzern gepflegt werden können. Beispielsweise wird der Objekttyp Rechnungsdokument durch Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Kreditor/Debitor bestimmt.
- Bearbeitung: Typ-Metadaten können von yuuvis® Momentum-Benutzern bearbeitet werden, wenn der Benutzer Bearbeitungsrechte am entsprechenden Objekttyp besitzt und die Metadatenfelder im Metadatenformular für eine Bearbeitung konfiguriert wurden.
- Anzeige: Typ-Metadaten werden in Objektlisten (z. B. in Trefferlisten, in geöffneten Ordneransichten oder im Ablagekorb) und in den Aspektbereichen Übersicht und Metadaten angezeigt.
- Suche: Sie können in yuuvis® Momentum client in Suchanfragen nach Typ-Metadaten suchen und in Objektlisten danach filtern.
- Historie: Änderungen und Ausgaben von Typ-Metadaten werden im Aspektbereich Historie aufgelistet.
- Versionen: Wenn Typ-Metadaten geändert werden, dann wird vom System automatisch eine neue Objektversion angelegt. In der Versionenansicht können yuuvis® Momentum-Benutzer sich anzeigen lassen, welche Typ-Metadaten wann und wie geändert wurden
Tags beschreiben den Status eines Objekts innerhalb eines technischen Prozesses unabhängig von den Metadaten des Objekts. Sie können von hinzugefügten Systemkomponenten bzw. externen Programmen vergeben werden.
- Bearbeitung: Tags können von yuuvis® Momentum-Benutzern nicht bearbeitet werden.
- Anzeige: Wie viele Tags ein Objekt besitzt und ob diese Tags bzw. welche von ihnen z. B. für die Anzeige in yuuvis® Momentum client genutzt werden können, hängt davon ab, ob Ihr Administrator die Tags für die Ansicht konfiguriert hat. Die Tags können dann in Objektlisten (z. B. in Trefferlisten, in geöffneten Ordneransichten oder im Ablagekorb) und im Aspektbereich Übersicht angezeigt werden.
- Suche: Sie können in yuuvis® Momentum client in Suchanfragen nach Tags suchen und in Objektlisten danach filtern, soweit Ihr Administrator Tags für die Suche konfiguriert hat und Benutzer die entsprechenden Rechte besitzen.
- Historie: Tagänderungen werden im Aspektbereich Historie protokolliert. Wenn Tags geändert werden, dann werden keine neuen Objektversionen angelegt. Die Tags eines Objekts werden immer an die aktuelle Version angehängt, während frühere Objektversionen keine Tags haben können.